Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro

Mustika, Dian Ayu (2025) Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro. [Experiment] (Unpublished)

	Text (Ringkasan) Ringkasan.pdf - Submitted Version Available under License Creative Commons Attribution Share Alike. Download (126kB)
	Text (Bab 1 Pendahuluan) Bab 1 Pendahuluan.pdf - Submitted Version Available under License Creative Commons Attribution Non-commercial Share Alike. Download (224kB)
	Text (Daftar Pustaka) Daftar Pustaka.pdf - Submitted Version Available under License Creative Commons Attribution Share Alike. Download (142kB)
	Text (Laporan Lengkap) Laporan Lengkap.pdf - Submitted Version Restricted to Registered users only Download (4MB) | Request a copy

Abstract

Rekam medis merupakan dokumen penting yang berisi catatan identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan, serta pelayanan lain yang diberikan selama pasien menjalani perawatan di rumah sakit. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 3 Tahun 2020, setiap rumah sakit wajib menyelenggarakan rekam medis secara lengkap dan tepat waktu. Ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis menjadi salah satu indikator mutu pelayanan rumah sakit karena berpengaruh terhadap proses administrasi dan klaim pembiayaan. Hasil observasi di RSUP dr. Soeradji Tirtonegoro menunjukkan bahwa pengembalian berkas rekam medis rawat inap masih sering mengalami keterlambatan. Berdasarkan Depkes tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Prosedur Rumah Sakit yaitu 2×24 jam, tingkat keterlambatan mencapai 20% atau 1.340 dari 6.572 berkas. Sementara jika mengacu pada standar rumah sakit yaitu 1×24 jam, tingkat keterlambatan meningkat hingga 37% atau 2.445 berkas. Kondisi ini berdampak pada keterlambatan proses assembling, coding, analyzing, filing, hingga klaim BPJS. Selain itu, diketahui bahwa rumah sakit belum memiliki SOP tertulis yang secara spesifik mengatur alur pengembalian berkas rekam medis, sehingga prosesnya masih dilakukan berdasarkan kebiasaan tanpa pedoman resmi. Oleh karena itu, kegiatan PKL ini bertujuan untuk menganalisis faktor-faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dengan menggunakan pendekatan 5M (Man, Money, Material, Method, dan Machine). Wawancara dilakukan kepada beberapa petugas rekam medis dan tenaga kesehatan yang terlibat dalam proses pengembalian berkas, sementara observasi dilakukan untuk mengamati alur dan durasi pengembalian berkas rekam medis dari ruang perawatan ke unit rekam medis. Hasil analisis menunjukkan bahwa terdapat ix x lima faktor utama yang memengaruhi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Pertama, faktor Man (Sumber Daya Manusia), di mana kedisiplinan dokter dalam mengisi berkas rekam medis masih rendah. Banyak dokter belum melengkapi lembar DPJP, asesmen, atau resume medis tepat waktu sehingga berkas tidak bisa segera dikembalikan ke unit rekam medis. Kedua, faktor Money (Pendanaan), yaitu belum adanya sistem reward dan punishment yang mendorong petugas untuk lebih bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu pengembalian berkas. Ketiga, faktor Material (Kelengkapan Berkas), yaitu masih banyak lembar rekam medis yang belum terisi lengkap, seperti informed consent, laporan operasi, dan resume medis, sehingga petugas rekam medis harus mengembalikan berkas ke bangsal untuk dilengkapi. Keempat, faktor Method (Prosedur), di mana rumah sakit belum memiliki SOP tertulis terkait prosedur pengembalian berkas rekam medis. Petugas hanya mendapatkan informasi secara lisan atau melalui grup komunikasi, sehingga proses kerja menjadi tidak seragam. Kelima, faktor Machine (Sarana dan Prasarana), meskipun fasilitas seperti trolli dan buku ekspedisi sudah tersedia, namun belum digunakan secara optimal di semua unit, sehingga proses pengembalian berkas tidak berjalan maksimal. Dari hasil identifikasi dan analisis tersebut dapat disimpulkan bahwa keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di RSUP Soeradji Tirtonegoro Klaten disebabkan oleh kombinasi faktor manusia, pendanaan, kelengkapan berkas, ketiadaan SOP, serta kurang optimalnya penggunaan sarana prasarana. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan langkah perbaikan yang meliputi penyusunan dan sosialisasi SOP tertulis tentang pengembalian berkas rekam medis, pelaksanaan pengawasan rutin, serta penerapan sistem reward dan punishment bagi tenaga kesehatan. Selain itu, perlu dilakukan pembinaan dan pelatihan tentang pentingnya kelengkapan rekam medis serta optimalisasi penggunaan sarana yang sudah tersedia seperti trolli, buku ekspedisi, dan sistem pengingat elektronik.

Actions (login required)

View Item